[Notion] 소규모 팀 효율적 업무 관리 페이지 판매/사용 방법

안녕하세요. 검로드에서 tov_supporter로 활동하고 있는 김은지 입니다.

최근 코로나로 재택근무, 유연근무를 하면서 자율화된 업무 방식에 팀원 관리를 힘들어하는 팀이나, 스타트업이 많아지고 있는 것 같습니다. 특히 IT업계의 경우, 업무체계가 제대로 잡히지 않으면 업무의 진행상황을 파악하기 어려워 하는 경우가 많은데요. 효율적인 팀원 관리를 위해 새롭게 만든 템플릿을 소개합니다.

 

실제로 저희 회사에서도 팀 내에서 사용하고 있는 템플릿이기도 하고, 최근에도 몇분이 직접 구매하셔서 사용하고 계신 템플릿 입니다. 아래 검로드에서 직접 들어가셔서 구매하실 수 있습니다. 

소규모 팀 업무관리 페이지

노션 소규모 팀 업무관리 페이지는 누구에게 좋은가?

소규모 팀 업무관리 페이지는 아래와 같은 사람들에게 적합합니다.

• 팀원끼리의 업무진척관리와 프로젝트 관리를 자동으로 관리하고 싶은 사람.
• 팀장으로 팀원의 업무 진척과 일정을 확인하고 관리하고 싶은 사람
• 모바일 좌석제와 유연근무를 사용하는 사람으로 우리팀이 어디에 있는지 확인하고 싶은 사람.
• 스타트업이라 업무 관리 프로그램을 구매하기 망설여져 적은 금액으로 업무 관리를 해보고 싶은 사람

소규모 팀(10명 내외)이 사용하는데 최적화되어있긴 하지만, 대규모 팀(30명 이상)도 직접 사용하면서 페이지를 유용하게 작성하고 있음을 볼 수 있었습니다.

노션 소규모 팀 업무관리 페이지 사용방법 소개

이제부터는 소규모 팀 업무관리 페이지 사용방법에 대해서 소개해드리도록 하겠습니다.

소규모 팀 업무 관리 페이지는 프로젝트 관리와 멤버 관리를 동시에 할 수 있습니다. 크게 바로가기 페이지와 메인페이지를 나누어서 설명드리도록 하겠습니다. 

1. 바로가기 페이지

- 바로가기페이지는 페이지 자체가 데이터베이스로 만들어져 있어서, 각 목적별로 관리할 수 있는 데이터베이스가 있습니다. 

- 우리 팀 멤버, 휴가일정 및 자리, 메인페이지에 노출되어있는 회의록이나 프로젝트 현황 등 확인인할 수 있습니다.

 

2. 메인 페이지

- 메인 페이지는 내가 해야하는 업무들을 한 눈에 확인할 수 있는 페이지입니다. 

- 바로가기 페이지에 있는 데이터베이스가 연동되어있어 업무 관리는 메인페이지만으로 충분히 활용할 수 있습니다. 

 

멤버 관리 페이지 소개

멤버 관리할 수 있는 페이지는 총 두가지가 있는데, 우리 팀 멤버 페이지와 우리팀 일정 및 자리 페이지 입니다.

우리팀 멤버 페이지 소개

"연락처 보기"는 팀원 이름과 직급, 직책, 연락처, 생일을 적을 수 있습니다. 메신저에 일일히 들어가 연락처를 확인하고 전화하지 않아도, 소규모 팀 안에서는 연락처를 한눈에 봄으로써 바로 전화할 수 있으며, 생일을 알림설정 해놓은다면 팀원의 생일에 소소하게 챙겨줄 수 있습니다.

팀원 얼굴 보기 페이지에서는 팀원의 사진과 이름, 직책만 두었습니다. 새로 오신 분들이나, 팀원이 많은 경우 얼굴 매칭이 힘들 수 있기 때문에 사진을 함께 올려두시는 걸 추천합니다. 사진은 페이지 안으로 들어가 교체하시면 갤러리로 확인하실 수 있습니다. 

우리팀 일정 및 자리 페이지 소개

우리팀 일정 및 자리 페이지의 경우, 모바일좌석제 또는 자율좌석제를 운영하고 있는 팀과 유연근무제 및 재택근무 자율을제도를 사용하고 있는 팀에 아주 효율적입니다. 자리가 변동되면 담당자에게 찾아갈 때 어디에 앉아계신지 파악이 어려워 확인할 사항이 필요했는데, 노션에서 오늘 날짜에 팀원의 일정이 어떻게 되는지, 그리고 출근했다면 어디에 앉아있는지를 한눈에 파악할 수 있습니다.

<참고사항>
각 팀마다 좌석 배치가 다르기 때문에 "우리팀 모바일 좌석배치도"는 사용자가 직접 자리배치를 그리신 후에 수정하셔야 합니다.

캘린더 일정 보기를 통해 각 담당자의 일정을 확인할 수 있습니다. 날짜 부분에 + 버튼을 클릭할 경우, 페이지를 추가하여 나의 일정을 추가할 수 있습니다. 

오늘 자리 확인하기 보기를 통해 각 담당자의 오늘 일정을 한눈에 파악할 수 있습니다. 더불어 담당자가 오늘의 업무시간이 언제인지, 자리 위치는 어디인지, 언제까지 저 자리를 사용하는지를 알 수 있습니다.

재택/본사출근 여부에 대한 항목은 오전 반차, 오후 반차, 휴가, 재택근무, 본사출근, 외부출장 으로 옵션이 있습니다. 각 팀의 상황에 맞게 추가, 제거하실 수 있습니다. 

실제로 저희 팀에서 사용하고 있는 예시입니다. 기존에는 모바일 좌석을 예약해놓고 재택근무를 해서 좌석이 효율적으로 운영되지 않는다는 불편함이 있었는데, 해당 노션 페이지를 도입하면서 본사출근과 재택근무 현황을 빠르게 파악할 수 있었고, 팀원이 어디있는지 알아서 한번에 찾아가기 편했습니다.

 

프로젝트 관리 소개

메인페이지에서 확인할 수 있는 회의록, 프로젝트 현황, 팀원 별 업무진척현황, 이슈관리 페이지 입니다.

각 데이터베이스는 아래와 같은 목적으로 작성되어있습니다. 각 데이터베이스의 사용방법은 페이지 내부에 상세히 적혀있습니다.

• 회의록
  • 각 프로젝트에서 회의한 내용을 적는 데이터 베이스입니다. 프로젝트 주제와 내용, 그리고 담당자 별 액션아이템을 지정할 수 있습니다.
  • 리스트로 최근 10개의 회의록만 볼 수 있습니다.(더 이상의 프로젝트는 바로가기로 들어갈 수 있습니다)
• 프로젝트 현황
  • 메인페이지에서 가장 첫 보기는 계정 담당자만 필터링 되어있는 페이지로, 내가 속한 프로젝트만 볼 수 있습니다.
  • 현재 진행중인 프로젝트와 내부프로젝트, 외부 프로젝트를 나누어 볼 수 있습니다.
  • 진행 중 프로젝트 이외에 과거 프로젝트는 바로가기를 통해 들어갈 수 있습니다.
• 팀원 별 업무 진척 현황
  • 메인 페이지에서 가장 첫 보기는 계정 담당자만 필터링되어있는 페이지로, 내가 현재 해야할 업무에 대한 일만 볼 수 있습니다.
  • 중요도, 긴급도, 업무내용과 담당자, 상태 및 관련 프로젝트를 입력하면 프로젝트 형황 테이블에 담당자와 진척률이 자동으로 업데이트 됩니다.
  • 칸반보드와 타임라인, 중요&긴급 별 보기로 다양한 보기를 확인할 수 있습니다.

클릭하여 상황에 맞게 다양한 보기를 확인하세요

• 이슈 관리 
  • 각 프로젝트를 진행하면서 발생한 이슈를 적는 데이터 베이스입니다.
  • 건의자가 건의를 하면, 팀장이 담당자를 지정해주어 문제를 해결합니다.

프로젝트 현황 내부 페이지

아래와 같이 프로젝트 현황 페이지에 가면 각 프로젝트별로 업무와 회의록, 이슈를 지정하여 연동시킬 수 있습니다.

마치며

현재 해당 페이지를 저희 부서 내에서 적용해보면서 좋은 피드백을 많이 받았습니다. 이 프로젝트가 다른 회사의 타 부서에도 유용하게 쓰일 것이라 믿습니다. 지금은 사용자의 후기가 많지 않아 가격을 만원으로 책정하였지만, 이는 만원 이상의 가치가 있을 것이라 자부합니다.

만약 추가금액을 지불하여 본인의 부서에 맞게 커스터마이징 하고 싶다면, 아래 오픈카톡방을 이용하여 문의주세요!

https://open.kakao.com/o/sPfxed3e

tov_supporter